La stratégie immobilière d'une entreprise n'est pas seulement une affaire de mètres carrés. Elle comporte des enjeux financiers, juridiques, sociaux, environnementaux qui impacteront fortement la qualité de vie au travail pour les salariés et l'image de l'entreprise.
Louer ses premiers bureaux1, développer ses activités avec une nouvelle implantation, déménager pour des locaux neufs mieux équipés... quelles que soient les raisons de votre projet immobilier, voici donc la check-list pour assurer le succès de votre recherche de bureaux.
Définissez le contexte et les objectifs de votre recherche de locaux
Même si votre projet de déménagement n'en est qu'à ses prémices, il est important de situer cette recherche de bureaux dans un contexte global en listant les raisons qui justifient ce déménagement :
- Vous déménagez pour des raisons géographiques: emplacement central, accessibilité renforcée...
- Vous recherchez de nouveaux bureaux pour des raisons stratégiques: anticiper la croissance de vos activités, ouvrir une nouvelle filiale...
Une recherche de bureaux peut également être motivée par des enjeux financiers ou stratégiques : anticiper un non-renouvellement de bail, devenir propriétaire de ses locaux ou encore réduire ses charges locatives2...
Définissez une zone de recherche
Il s'agit ici de faire converger vos besoins avec la réalité du marché immobilier tertiaire3 :
- Recherchez-vous des bureaux neufs en centre-ville4 ou bien des locaux au sein d'une zone d'activité située en périphérie d'une agglomération ?
- Une proximité avec les transports en commun ou de grands axes routiers est-elle nécessaire ?
- La contrainte géographique est-elle essentielle ou peu importante dans votre recherche de nouveaux locaux ?
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Evaluez la surface dont vous aurez besoin dans vos nouveaux locaux
Il existe des simulateurs accessibles en ligne et qui permettent d'évaluer la superficie nécessaire par collaborateur selon le type d'aménagement souhaité (open space ou bureaux fermés). A cela s'ajouteront les espaces communs, les lieux de vie, les zones de circulations et les locaux techniques.
Estimer la surface de bureau nécessaire à votre projet immobilier
Par ailleurs, pensez aux contraintes spécifiques liées à votre activité : recherchez-vous des bureaux à louer dotés d'une surface commerciale ou d'un showroom ? Les locaux doivent-ils proposer des espaces de stockage ? Avez-vous des contraintes de sécurité particulières ? Vos nouveaux bureaux devront-ils être équipés d'un parking collaborateurs ?
Autres éléments à prendre en compte : les services que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs. Pensez-vous proposer un RIE, une conciergerie d'entreprise, une cafeteria, une salle de fitness, des espaces de convivialité, des lieux de créativité ou de concentration, un corporate garden... ?
Estimez le budget dont vous disposez pour ce projet immobilier tertiaire
Quel est le coût actuel de vos locaux ? Quel est le montant des charges5 ? Recherchez-vous des bureaux neufs, anciens, certifiés, prêts à emménager ? Disposez-vous d'un éventuel budget pour des bureaux à rénover ?
Lancer les recherches de bureaux à vendre ou à louer
Une fois tous ces éléments précisés, vous pouvez bien-sûr décider de mener vous-même vos recherches immobilières. Mais il semble judicieux de faire appel à un expert qui vous accompagnera tout au long de votre projet immobilier. Par sa connaissance du marché, son expertise en matière d'immobilier tertiaire et son réseau, il vous aidera à définir votre projet et à valider la faisabilité. Il se chargera des recherches, des pré-visites et vous proposera de visiter des locaux adaptés à vos critères. Sans oublier son accompagnement précieux dans la négociation du bail.
Enfin, n'oubliez pas d'intégrer vos collaborateurs à ces réflexions. Car au-delà du budget, de la question de la localisation ou de la superficie de vos futurs bureaux à louer ou à vendre, ce projet un représente un véritable sujet managérial qui engage les valeurs et la vision d'avenir de l'entreprise.
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