Les 10 points-clés d'un déménagement d'entreprise réussi

Regrouper ses activités, emménager dans des locaux neufs mieux situés, à Bordeaux ou Lyon, ou plus adaptés aux nouveaux modes de travail... quelle que soit la raison de votre déménagement, celui-ci représente la concrétisation d'un projet majeur qui accompagne la croissance de vos activités. Au-delà des aspects logistiques ou budgétaires, un déménagement est également un vrai sujet managérial qui engage les valeurs et la vision d'avenir de l'entreprise.

Pour assurer le succès de ce projet d'entreprise, il est donc impératif de respecter certaines étapes.

Zoom sur les 10 points-clés d'un déménagement d'entreprise réussi.

• Etablir un rétroplanning

Après plusieurs mois de recherche, vous avez enfin trouvé l'entrepôt, le local d'activités¹ ou les bureaux² qui correspondent à votre projet d'entreprise. Il convient désormais d'arrêter la date de votre déménagement. Idéalement, choisissez une période où l'activité est moindre afin de ne pas perturber le travail de vos collaborateurs.

Une fois la date fixée, vous pourrez alors établir un rétroplanning précisant l'ensemble des tâches à effectuer avant le jour J.

Selon la taille de l'entreprise, il faudra entre 1 et 6 mois pour organiser le déménagement.

• Donner le préavis

Si vous avez signé un bail commercial³, vous devez informer le bailleur de votre souhait de quitter les lieux par acte d'huissier ou lettre recommandée AR 6 mois avant la date anniversaire, au terme de 3, 6 ou 9 ans.

Pour un bail professionnel⁴, le locataire peut quitter les locaux quand il le souhaite à la condition de respecter un préavis de 6 mois.

S'il s'agit d'un bail mixte⁵, le locataire dispose d'un délai de prévenance de 3 mois pouvant être ramené à 1 mois dans certains cas.

• Communiquer auprès des collaborateurs

Le CSE sera obligatoirement informé 3 mois minimum avant la date du déménagement.

Il est par ailleurs indispensable de communiquer rapidement auprès de l'ensemble des salariés : des réunions d'information devront être organisées régulièrement en collaboration avec les équipes RH pour présenter les futurs locaux, l'accessibilité, les plans d'aménagement ou encore pour faire le point sur les dates-clés à retenir.

Quelques semaines avant l'emménagement dans vos nouveaux locaux, vous pourrez également prévoir une visite des locaux avec l'ensemble des collaborateurs.

• Identifier des relais d'informations

Pour une entreprise, un déménagement vers de nouveaux bureaux, ou de nouveaux locaux, représente l'opportunité unique de fédérer l'interne autour d'un projet commun. Il peut être utile de désigner un collaborateur par service qui pourra partager les dernières informations, rappeler les dates-clés (tri, rangement, mise en carton) mais aussi recueillir les propositions ou les questions des uns et des autres. L'entreprise pourra également organiser un concours d'idées pour l'aménagement d'un futur espace commun.

Pour contrer les effets potentiellement anxiogènes d'un déménagement, l'organisation des nouveaux espaces ou l'attribution des postes de travail devra être réalisé en collaboration avec l'ensemble des salariés.

• Rédiger un cahier des charges précis

Avant de lancer des demandes de devis auprès de sociétés de déménagement, vous devrez établir un cahier des charges⁶ précis. Il comprendra, entre autres, les plans des locaux actuels et futurs, l'inventaire des volumes et des quantités du matériel à déménager, le périmètre d'intervention du prestataire (emballage, déballage, démontage et montage de mobilier...) et les besoins spécifiques (manutention lourde...).

Lors de la réception des devis, n'oubliez pas de vérifier les clauses de résultat, les pénalités de retard, les assurances en cas de vol ou de casse.

Selon le type et le niveau de prestation attendu, vous pourrez également choisir plusieurs prestataires qui prendront en charge tout ou partie du déménagement (transfert informatique, transfert du mobilier...).

• Faire l'inventaire du mobilier

Parallèlement au cahier des charges, inventoriez le mobilier existant. En fonction de sa vétusté et de son adaptabilité au projet d'aménagement des nouveaux locaux (open space, bureaux fermés, zones de stockage...), vous pourrez décider de réutiliser ou non certains équipements.

• Trier et archiver

Les collaborateurs débuteront le tri, l'archivage et la mise en carton de leurs dossiers environ un mois avant le déménagement.

Pour faciliter le travail de l'entreprise de déménagement et assurer le traçage des équipements et dossiers, chaque carton devra être identifié soit par le nom du collaborateur soit par un codage par service ou par étage.

• Assurer les transferts informatiques et téléphoniques

L'ensemble des équipements devra être opérationnel dès l'arrivée des collaborateurs dans les nouveaux locaux. Pour cela, la DSI sera impliquée tout au long du projet afin d'assurer le transfert du matériel et des serveurs et effectuer les tests nécessaires.

Idem pour les lignes téléphoniques dont le transfert devra être finalisé avant même l'entrée du personnel dans les nouveaux locaux.

• Anticiper le changement d'adresse

Informez l'ensemble de vos contacts de votre nouvelle adresse : prestataires, fournisseurs, clients, prospects sans oublier l'URSSAF, la trésorerie principale, les caisses de retraite, la préfecture (immatriculation de société et Kbis) impôts.

A noter que pour certains organismes, ces modifications de coordonnées peuvent s'effectuer en ligne.

Si votre entreprise dispose de véhicules de société, le changement d'adresse de la carte de grise devra intervenir dans un délai d'un mois suivant votre emménagement dans vos nouveaux locaux.

A J-1 mois avant le déménagement, invitez les collaborateurs à inclure la nouvelle adresse de l'entreprise dans leur signature. Pensez également à anticiper ces changements pour les informations de contact communiquées sur votre site internet, sur les cartes de visite ou sur tout autre support de correspondance (papier à en-tête...).

• Editer un livret d'accueil

Avant le déménagement, il peut être utile de rédiger un guide pratique pour permettre à chaque collaborateur de s'organiser (conseils pour le tri des documents, étiquetage des cartons, rappel du calendrier etc). De même, il peut être judicieux d'éditer un livret d'accueil.

On y retrouvera toutes les informations pratiques concernant les nouveaux locaux, les accès (transports, axes routiers, parkings), les commerces ou services de proximité et bien sûr les règles de vie dans les locaux: fonctionnement de l'éclairage ou de la climatisation, informations concernant la téléphonie, l'utilisation du matériel d'entreprise, l'accès aux espaces de convivialité.

Enfin, ce guide d'accueil permettra de rappeler bonnes pratiques environnementales : économie d'énergie, tri sélectif ou encore points de collectes des déchets.

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