Accompagner et impliquer tous les collaborateurs
Un meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle, des salariés plus autonomes, plus performants et plus créatifs, une réduction des dépenses en immobilier de bureau… à priori le flex-office à tout pour plaire ! Pourtant, il peut générer des inquiétudes et poser de nombreuses questions aux collaborateurs si sa mise en place n'a pas été anticipée.
Il est donc impératif de penser à l'accompagnement de toutes les parties prenantes pour expliquer la notion de flex-office et les enjeux d'une organisation hybride, démontrer ses bénéfices en matière d'autonomie et engager un nouveau mode de management innovant basé sur la confiance. Pour cela, un seul mot d'ordre : communiquez ! Afin de co-construire cette nouvelle organisation, vous pourrez par exemple organiser des ateliers, des conférences ainsi qu'une phase de test durant quelques semaines afin de recueillir le sentiment de chacun face à cette transition forte.
Dans cette phase d'accompagnement au changement, veillez bien à intégrer tous les collaborateurs, en particulier ceux en situation de handicap.
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Des bureaux spécialement aménagés pour le flex-office
L'organisation en postes de travail partagés impose de revoir en profondeur l'agencement de vos bureaux1. Les locaux agiles offrent un mix équilibré entre espaces collaboratifs (dédiés aux échanges informels, au lien social et à la créativité), quiet rooms pour se concentrer, cabines pour téléphoner ou encore lieux de détente. Pensez également à proposer un casier sécurisé et facile d'accès aux salariés qui pourront y ranger leurs affaires personnelles, voire leur ordinateur de travail. Pour transférer facilement les affaires du casier au bureau, certaines entreprises proposent d'ailleurs une mallette en carton ou en bois avec des emplacements pour l'ordinateur et la papèterie.
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Et puis, au-delà de l'aménagement même, le flex-office implique de repenser l'immeuble tertiaire afin qu'il reflète les valeurs de l'entreprise et qu'il renforce le sentiment d'appartenance des salariés. Ces derniers ne pouvant plus personnaliser leur bureau à leur guise doivent se sentir en confiance dans tous les espaces de leur lieu de travail.
Pour vous accompagner dans la transformation de vos locaux, n'hésitez pas à faire appel à des cabinets d'architecture spécialisés dans l'aménagement d'espaces de travail hybrides durables.
Des applications digitales adaptées au bureau agile
Dans le cadre d'une organisation hybride, les postes de travail sont partagés entre les différents collaborateurs. On estime ainsi en moyenne entre 0,7 et 0,8 postes par personne. Il apparait donc essentiel de mettre en place une application mobile permettant aux collaborateurs en présentiel de réserver un bureau ou un espace collaboratif. Cet outil pourra également proposer la visualisation en temps réel de l'occupation des salles de réunion ou même la localisation dans l'immeuble de tel collaborateur avec lequel on souhaite échanger. Cette même application pourra également servir de support pour la communication interne.
En parallèle, le wifi, le cloud et l'ensemble des équipements informatiques (mobiles, ordinateurs portables…) devront être les plus fiables possibles afin d'assurer une connectivité maximale et fluide partout au sein de l'immeuble.
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Implémenter le coworking à sa stratégie immobilière ?
En 2020, l'expérimentation à grande échelle du télétravail a permis de faire apparaitre quelques points d'attention. En effet, selon un sondage Opinion Way réalisé en avril 2020, 60 % des salariés confinés travaillaient depuis leur salon, et 25 % dans une pièce fermée qui, initialement, n'était pas prévue pour le travail. Une autre étude réalisée par BNP Paribas Real Estate sur la même période soulignait également que 38 % des actifs souhaitaient revenir sur leur lieu de travail, notamment pour retrouver les conditions matérielles de leur bureau (32 %).
Afin d'assurer des conditions de travail optimales aux télétravailleurs, on pourra considérer la location de postes dans des espaces de coworking. Cette solution permet aux collaborateurs qui n'ont pas assez de place ou de calme chez eux de pratiquer le télétravail dans un environnement adapté avec du mobilier ergonomique, une connexion wifi performante et un cadre de travail propice.
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Vous souhaitez faire évoluer vos espaces de travail ? N'hésitez à définir vos besoins avec les professionnels de BNP Paribas Real Estate, qui pourront vous accompagner tout au long de votre projet.
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