Investir de nouveaux espaces de travail signe la concrétisation d'un projet immobilier majeur pour accompagner la croissance de votre entreprise ou le nouveau dimensionnement de vos équipes.
Qu'il s'agisse de bureaux1 neufs ou anciens, le déménagement dans de nouveaux locaux professionnels2 doit être méthodique et parfaitement organisé.
Retour sur les étapes-clés pour assurer un emménagement dans les meilleures conditions.
Arrêter une date
Que vous soyez désormais propriétaire d'un immeuble de bureaux ou locataire d'un plateau de type open-space, vous devez établir un rétroplanning en fonction de la date souhaitée d'entrée dans les lieux.
Idéalement, on privilégiera la fin de l'année fiscale ou la période estivale, généralement plus calme en terme de charge de travail et donc plus confortable pour les salariés.
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Informer l'interne
Vous avez finalisé votre choix et vous investirez prochainement les locaux d'un immeuble de bureaux neufs dans les Hauts-de-Seine. Une fois les documents contractuels signés, il est important de communiquer officiellement auprès de l'ensemble des collaborateurs et des représentants du personnel (obligation légale).
On pourra par exemple planifier des points à date sur l'avancée du projet, organiser des réunions d'information et ainsi établir un véritable plan de communication en partenariat avec les services concernés (communication interne, ressources humaines notamment).
Enfin, dès que cela est possible, on pourra organiser pour chaque service une visite du nouvel immeuble de bureaux et de l'espace de travail qui sera dédié à chacun.
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Impliquer les collaborateurs
Pour fédérer les équipes autour de ce grand projet commun, on pourra organiser des réunions de réflexion, par service, afin de s'assurer que chacun puisse s'exprimer sur la distribution des emplacements ou sur l'aménagement des bureaux.
En effet, emménager dans de nouveaux locaux doit assurer voire améliorer la communication et le partage d'informations entre les collaborateurs.
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Choisir les prestataires
3 mois avant le jour J, faîtes établir plusieurs devis par des prestataires spécialisés dans le déménagement d'entreprise. Selon le type et le niveau de prestation attendu, vous pourrez opter pour plusieurs sociétés qui prendront en charge tout ou partie du déménagement (transfert informatique, transfert du mobilier...).
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Identifier des relais d'information
Pour chaque service, identifiez un collaborateur qui se positionnera en relai d'information. Il pourra répondre à d'éventuelles questions, faire remonter des interrogations ou encore alerter sur les dates-clés pour débuter le tri ou le rangement par exemple.
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Effectuer les changements d'adresse
Au même titre que pour l'immobilier résidentiel lors de l'emménagement dans un nouvel appartement, vous devez communiquer vos nouvelles coordonnées à l'ensemble de vos contacts : prestataires, fournisseurs, clients mais aussi URSSAF, trésorerie principale, caisses de retraite, préfecture (changement d'immatriculation de société et Kbis), centre des impôts.
Si vous disposez d'un parc de véhicules professionnels, les cartes de grises devront impérativement être à jour et ce, dans un délai d'un mois suivant votre emménagement dans vos nouveaux bureaux.
Enfin, chaque collaborateur informera ses contacts et pourra, à ce titre, utiliser sa signature électronique pour alerter et informer sur les nouvelles coordonnées de l'entreprise.
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Inventorier le mobilier
Si vous emménagez dans des bureaux neufs, votre ancien mobilier ne sera peut-être plus adapté aux contraintes d'aménagement de vos nouveaux locaux professionnels.
Il conviendra donc d'arbitrer en fonction de la vétusté et de l'adaptabilité des équipements à un nouvel environnement. Mais aussi selon le coût de leur déménagement, de leur stockage ou de leur éventuelle destruction.
L'inventaire du mobilier existant permettra par ailleurs d'identifier des éléments réutilisables et facile à intégrer parmi des équipements neufs.
Trier, archiver et identifier
Invitez l'ensemble des collaborateurs à commencer l'inventaire de leur bureau environ un mois avant l'arrivée prévue dans les nouveaux locaux. Au programme, tri, archivage et mise en carton.
Attention, chaque salarié devra pouvoir être clairement identifié à travers un système d'étiquetage des cartons et du mobilier (avec un codage par service, par étage et / ou par nom) pour faciliter le travail de l'entreprise de déménagement et assurer un traçage optimale des équipements et dossiers.
Transferts informatiques et lignes téléphoniques
Afin que l'ensemble des équipements soient parfaitement opérationnels le jour de l'arrivée des collaborateurs à leur nouveau poste de travail, la direction informatique sera fortement impliquée tout au long du projet.
Il s'agira d'inventorier le parc informatique, d'assurer le transfert des serveurs et d'effectuer les tests nécessaires pour assurer les divers accès et autres connexions réseaux à l'ensemble des collaborateurs.
Il en va de même pour les lignes téléphoniques qui seront transférées et opérationnelles dès l'entrée du personnel dans les nouveaux bureaux.
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Guide pratique
A quelques semaines du déménagement de votre entreprise dans de nouveaux bureaux, vous pourrez adresser un petit guide pratique à l'ensemble des collaborateurs. Il présentera les locaux et le nouvel aménagement des espaces (self d'entreprises, conciergerie, équipements sportifs, parking) et permettra à chacun d'identifier l'emplacement de chaque service. Il sensibilisera également le personnel aux bonnes pratiques environnementales (économie d'énergie, tri sélectif et points de collectes des déchets par exemple).
Enfin, il rappellera l'accessibilité et l'environnement immédiat de vos bureaux : les accès routiers, les transports en commun mais également les commerces et services situés à proximité de vos nouveaux locaux professionnels.
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