1. Communiquer sur le projet avec les équipes
S'installer dans de nouveaux bureaux1 génère de nombreuses interrogations pour les collaborateurs. Ce stress est cependant tout à fait normal puisqu'il répond à un bouleversement potentiel des habitudes des salariés qui se posent alors de multiples questions : ce déménagement implique-t-il un passage au flex-office ? Où seront installés mes collègues ? Le quartier est-il bien desservi ? Quand faudra-t-il commencer à faire les cartons ou à archiver mes dossiers ?
Pour accompagner les collaborateurs tout au long du projet, il est primordial de planifier, avec les ressources humaines, une communication qualitative et régulière. Au-delà de ces réunions, les managers pourront répondre au quotidien aux interrogations de leurs équipes afin de s'assurer que tous les salariés disposent du même niveau d'information concernant le déménagement.
Prévoyez également un rétro planning énonçant les échéances pour l'archivage, la préparation des cartons ou les transferts informatiques, etc.
Enfin, un livret d'accueil semble être un support judicieux à remettre à chacun des salariés le jour de l'emménagement dans les nouveaux bureaux. On y trouvera par exemple des informations sur l'organisation pratique des locaux mais aussi, pourquoi pas, sur le quartier : où déjeuner et se détendre, les lieux d'after-work, les transports, les services, etc.
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2. Gérer l'administratif
- Les délais de préavis
Si vous louez vos bureaux actuels, vérifiez vos contrats afin de connaître les délais de préavis. Pour un bail commercial2, le congé devra être adressé au propriétaire 6 mois avant le terme initial ou avant le terme d'une période triennale.
Dans le cadre d'un bail professionnel3, le locataire peut quitter les locaux quand il le souhaite, en respectant un préavis de 6 mois.
Pour les baux mixtes, le locataire dispose d'un délai de 3 mois.
- Les changements d'adresse
Pensez à prévenir vos partenaires et vos clients mais aussi les administrations (URSSAF, préfectures etc.) et vos fournisseurs d'énergie ou d'accès Internet.
- Les documents de communication
Mettez à jour votre site internet, vos signatures d'e-mail, vos cartes de visites, vos catalogues et autres documents de correspondance avec vos nouvelles coordonnées.
3. Établir un cahier des charges pour l'entreprise de déménagement
Vous avez trouvé les bureaux à louer qui correspondent à votre projet d'entreprise ? Il est temps de lancer les demandes de devis auprès d'un prestataire déménageur.
Pour cela, rédigez un cahier des charges4 détaillé qui présentera votre entreprise et son effectif, les caractéristiques de vos locaux actuels et de vos futurs bureaux, les éventuelles contraintes liées à votre activité ou au bâtiment (parking, accessibilité, ascenseur…)
N'oubliez pas également de préciser le niveau de prestation souhaité : démontage/montage de meubles, nettoyage des locaux, fourniture des cartons, etc.
4. Le transfert informatique
En plus des meubles ou des archives, le déménagement du parc informatique nécessite une prise en charge particulière. Il peut être assuré par une entreprise de déménagement traditionnelle ou bien par des prestataires spécialisés.
Toutes ces questions sont à aborder avec la DSI afin de préparer l'inventaire du parc, de planifier les sauvegardes ou encore l'arrêt et le redémarrage des systèmes.
5. Remise en état des anciens locaux et aménagement des nouveaux espaces de travail
Quel que soit le bail que vous avez signé, vous devrez restituer vos anciens locaux conformément à la condition décrite dans l'état des lieux d'entrée. Cela implique généralement quelques travaux et un nettoyage approfondi.
Pour aménager vos nouveaux bureaux, vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées en ergonomie et en aménagement des environnements de travail. Une décoration et du mobilier qui vous ressemblent vous permettront d'imprimer votre signature et votre ADN. Cette étape représente d'ailleurs l'occasion idéale pour impliquer les collaborateurs dans les choix de couleurs, de styles, de matériaux ou de services supplémentaires pour imaginer des bureaux uniques où il fait bon travailler !
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