Q: Comment assurer des sous-locations de bureaux ?

La sous-location de bureaux ou de locaux professionnels est une pratique relativement répandue et d'autant plus aujourd'hui, à l'ère de l'économie collaborative. Une entreprise peut ainsi décider de partager des espaces de travail devenus trop vastes avec d'autres professionnels. Mais si la sous-location de bureaux est autorisée, elle doit cependant respecter certaines conditions légales. Si vous envisagez de sous-louer une partie de vos bureaux, assurez-vous qu'il existe dans votre contrat de bail une clause autorisant cette pratique. Si ce n'est pas le cas, vous devez demander l’accord du propriétaire des locaux puis, si celui-ci accepte la sous-location, établir un avenant à votre contrat. Cependant, celui-ci reste inchangé et vous demeurez l'unique responsable vis-à-vis du bailleur en cas de problèmes survenant avec l'entreprise qui sous-loue une partie de vos bureaux. A ce titre, il est donc impératif d'inscrire dans le contrat de sous-location une clause qui oblige le sous-locataire à contracter une assurance pour l’exploitation de son activité contre les risques locatifs et les risques liés à son activité professionnelle. Celle-ci couvrira le nouvel occupant en cas de vol, d'incendie ou encore de dégât des eaux impactant la surface tertiaire qu'il utilise. Il devra également être couvert par une assurance contre les éventuels dommages causés aux biens occupés.

Question 1

Comment assurer des sous-locations de bureaux ?

Accepted Answer

La sous-location de bureaux ou de locaux professionnels est une pratique relativement répandue et d'autant plus aujourd'hui, à l'ère de l'économie collaborative. Une entreprise peut ainsi décider de partager des espaces de travail devenus trop vastes avec d'autres professionnels. Mais si la sous-location de bureaux est autorisée, elle doit cependant respecter certaines conditions légales.

Si vous envisagez de sous-louer une partie de vos bureaux, assurez-vous qu'il existe dans votre contrat de bail une clause autorisant cette pratique. Si ce n'est pas le cas, vous devez demander l’accord du propriétaire des locaux puis, si celui-ci accepte la sous-location, établir un avenant à votre contrat. Cependant, celui-ci reste inchangé et vous demeurez l'unique responsable vis-à-vis du bailleur en cas de problèmes survenant avec l'entreprise qui sous-loue une partie de vos bureaux. A ce titre, il est donc impératif d'inscrire dans le contrat de sous-location une clause qui oblige le sous-locataire à contracter une assurance pour l’exploitation de son activité contre les risques locatifs et les risques liés à son activité professionnelle. Celle-ci couvrira le nouvel occupant en cas de vol, d'incendie ou encore de dégât des eaux impactant la surface tertiaire qu'il utilise. Il devra également être couvert par une assurance contre les éventuels dommages causés aux biens occupés.

Question 2

Comment calculer sa surface de bureaux ?

Accepted Answer

S'il n'existe pas réellement d'obligation dans le code du travail concernant une surface minimum à respecter pour chaque collaborateur, la norme AFNOR NF X35-102 définit un cadre de référence pour estimer la superficie dont une entreprise a besoin, notamment dans le cadre d'une recherche de bureaux à vendre ou à louer.

Découvrir le calculateur de surface

On compte donc environ 12 à 14 m² pour 1 à 2 personnes dans un bureau fermé ou encore 19 à 30 m² pour 3 à 5 personnes.

Pour une entreprise qui envisage de louer des bureaux configurés en open-space, on calcule 7 à 8 m² par personne.

Enfin pour les salles de réunion, on partira sur une moyenne de 2 à 3 m² par collaborateur soit environ 20 à 25 m² pour rassembler une dizaine de personnes.

Mais au-delà du ratio collaborateur / m², il faut également tenir compte des besoins spécifiques liés à votre activité : avez-vous besoin d'une surface commerciale ou d'un showroom pour accueillir votre clientèle ? Quelle capacité pour les espaces de stockage ?

Par ailleurs, le confort et bien-être des collaborateurs sont désormais des valeurs majeures pour les entreprises quelle que soit leur taille, n'oubliez donc pas de prendre en compte les lieux de détente et de convivialité, la cafeteria ou les espaces de restauration.

A comptabiliser également les espaces de circulation, les sanitaires et les locaux techniques qui ajoutent environ 20% de la valeur aux espaces de bureaux.

Dernier conseil avant d'engager votre recherche de bureaux à vendre ou à louer : gardez à l'esprit que l’espace est toujours plus facile à gérer que le manque de place. Des locaux tertiaires un peu plus grands offrent des espaces supplémentaires pour du stockage, pour un aménagement plus confortable et bien sûr pour anticiper la croissance de vos activités.

Question 3

Comment choisir ses bureaux ?

Accepted Answer

Vos bureaux sont le reflet de votre entreprise et des valeurs que vous souhaitez communiquer auprès de vos collaborateurs et de vos partenaires. Bien choisir ses bureaux est donc crucial pour accompagner de manière globale la croissance de vos activités. Pour cela, il est fortement conseillé d'établir un cahier des charges précis afin d'intégrer toutes les variables ayant une importance significative et susceptible d’influencer votre choix.

Découvrir le cahier des charges pour votre recherche de bureaux

En premier lieu, situez votre projet immobilier tertiaire dans un contexte global en listant les raisons qui vous poussent à chercher de nouveaux bureaux : s'agit-il d'un nouveau siège social ou d'une nouvelle entité ? Envisagez-vous de trouver de nouveaux locaux pour des raisons financières ou pratiques (devenir propriétaire, anticiper la croissance des effectifs...) ? A quelle échéance pensez-vous emménager dans vos nouveaux locaux ?

Se pose ensuite la question du secteur d'implantation. Paris QCA ou La Défense ? Lyon Part-Dieu ou Confluence ? La localisation reste un des critères-clés pour se lancer avec succès dans une recherche de bureaux à vendre ou à louer. Le choix d'un quartier se fera selon les besoins spécifiques liés à votre activité (proximité des clients et partenaires, concurrence, desserte routière, aérienne ou ferroviaire...), l'accessibilité du site pour les collaborateurs (transports en commun), les commodités alentours (commerces, services) … et bien sûr du budget que vous souhaitez consacrer à ces nouveaux locaux tertiaires, qu'il s'agisse d'acheter ou de louer des bureaux neufs ou anciens.

Concernant la surface, il existe des simulateurs qui vous permettent d'évaluer la superficie nécessaire selon les contraintes liées à votre activités (showroom, espace commercial ouvert au public, parking, lieu de stockage...), le nombre de collaborateurs et le type d'agencement retenu pour les espaces de travail (open space, bureaux fermés...). A ce titre, n'oubliez pas que le confort et le bien-être au travail ainsi que les nouveaux modes de travail bouleversent les manières d'aménager les bureaux, vous devrez donc prendre en compte l'expérience employé que vous souhaitez créer : espace détente, salle de sport, restauration, espaces extérieurs, services de conciergerie...

Enfin, quelle que soit la taille de votre entreprise (PME, startup, grand groupe), n'hésitez pas à faire appel à un expert immobilier pour vous aider à choisir vos nouveaux bureaux. Sa connaissance du marché et des projets immobiliers en cours allié à une compréhension parfaite de vos critères de choix vous permettront de bénéficier d'un accompagnement précieux tout au long de votre projet d'acquisition ou de location de nouveaux bureaux.

Question 4

Comment choisir son entrepôt ?

Accepted Answer

Pour bien choisir votre future implantation, assurez-vous que l'entrepôt en question correspond à votre stratégie et qu'il répond en tous points aux critères listés dans votre cahier des charges.

La localisation

Selon les besoins liés à votre activité en matière d'accessibilité, vérifiez les dessertes routières, ferroviaires, fluviales et aériennes.

Tenez compte de la zone de chalandise que vous souhaitez cibler, de la proximité des partenaires et des clients ou encore de la concurrence. De même, vérifiez que votre nouvelle adresse sera facilement accessible pour vos collaborateurs.

La superficie

Il s'agit d'un élément essentiel pour choisir un entrepôt à louer ou à vendre. Pour calculer la surface nécessaire de cette nouvelle implantation, n'oubliez pas de tenir compte de vos perspectives de croissance, de vos besoins en matière de locaux sociaux ou de bureaux, d'une éventuelle surface extérieure de stockage ou encore des emplacements de parking VL et PL.

Enfin, pensez aux services que vous souhaitez proposer à vos collaborateurs : RIE, conciergerie, espaces de détente...

Les spécificités techniques

Là aussi, ces données sont fondamentales pour sélectionner l'entrepôt qui correspond parfaitement à votre recherche : le bâtiment est-il adapté à la typologie des marchandises stockées ainsi qu'à vos outils de manutention et de stockage ? Répond-il à vos contraintes en matière de réglementation (ICPE, ERP...), de hauteur sous-plafond, de résistance au sol et de puissance électrique ? Quel type d'accès camion ?

Le budget

C’est probablement le facteur indispensable à maitriser avant de louer ou d'acheter un entrepôt car si certains paramètres peuvent s’ajuster dans le temps, la question du budget doit être clairement définie.

Enfin, n'oubliez pas que votre entrepôt participe à l'image de votre entreprise, tant pour vos collaborateurs que pour vos clients et vos fournisseurs. Aussi, pour bien choisir votre entrepôt, n'hésitez pas à vous faire accompagner par un expert immobilier.

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Question 5

Comment choisir son local commercial ?

Accepted Answer

Vous envisagez de louer ou d'acheter un local commercial pour développer vos activités ? Voici quelques éléments à prendre en compte lors de vos recherches afin de bien choisir votre local commercial.

Le budget

Déterminez dans un premier temps un budget maximum à allouer à l'achat ou à la location d'un local commercial.

Le local

Vos futurs locaux doivent être parfaitement adaptés à l'exercice de votre activité. Il est donc essentiel d'établir un cahier des charges pour lister l'ensemble de vos exigences : surface de vente, taille des réserves, sanitaires, bureaux fermés, vitrine, hauteur sous-plafond etc... Lors de vos visites, n'oubliez pas de vérifier également les éventuelles restrictions en matière d'activités autorisées au sein du local commercial.

La localisation

Un local commercial bien situé reste un facteur-clé de succès pour votre entreprise. Il convient cependant de choisir le bon emplacement au regard d'autres paramètres tels que votre secteur d'activité ou les habitudes de consommations des potentiels clients. Une entreprise de restauration rapide aura par exemple tout intérêt à prospecter sur des quartiers d'affaires afin de capter une clientèle de bureau à l'heure du déjeuner. Un boulanger prospectera plutôt sur des quartiers résidentiels où les habitants plébiscitent les commerces de proximité.

L'accessibilité

Vérifiez que le local commercial à vendre ou à louer est situé à proximité des transports en commun ou bien qu'il est possible de stationner facilement dans la rue.

Environnement immédiat

Prenez le temps d'observer le tissu commercial du quartier afin de vérifier que votre projet reste cohérent avec l'environnement et qu'il proposera par exemple une offre complémentaire aux boutiques déjà installées.

Avant de signer l'achat ou la vente d'un local commercial, n'hésitez pas à revenir dans le quartier à différentes heures de la journée afin d'évaluer le potentiel d'affaires. Vous pouvez également aller à la rencontre des commerçants aux alentours pour échanger sur les points forts ou les faiblesses du secteur. De même, renseignez-vous sur les éventuels projets d'aménagement urbains en cours susceptibles de faire évoluer la fréquentation du quartier.

Bien choisir son local commercial

Question 6

Comment acheter un local d'activité ?

Accepted Answer

Vous êtes artisan ou commerçant et vous envisagez d'investir dans l'achat d'une boutique à Paris, à Lyon ou à Bordeaux ? Vous exercez une profession libérale et vous recherchez un local professionnel à vendre pour développer votre clientèle ?

Quel que soit votre profil d'investisseur, acheter un local d'activité ne s'improvise pas et vous devrez, dans un premier temps, valider que l'achat de locaux représente une stratégie adaptée : l’acquisition d'un local commercial ou professionnel pourra être envisagée si l’entreprise est suffisamment mature pour que l’achat n’impacte pas ses capacités financières.

Découvrez les offres de locaux commerciaux à vendre

Ensuite, 2 options : soit l’achat des locaux est réalisé par l’entreprise, auquel cas il accroît sa valeur en faisant entrer un bien immobilier à son actif, soit l’investissement est réalisé par le dirigeant. Dans ce dernier cas, celui-ci pourra utiliser les murs ou décider de les louer afin de percevoir des revenus complémentaires.

L'étape suivante consistera à établir un cahier des charges détaillant :

Le contexte de l'acquisition : pour quelles raisons souhaitez vous acheter un local d'activité ? Quels sont les objectifs de cet investissement ?
La localisation : recherchez-vous une boutique ou un local professionnel à vendre dans un quartier d'affaires, en périphérie d'une agglomération, en centre-ville ou à proximité d'une zone touristique ?
La superficie : quelle surface minimum pour ce local professionnel ?
La configuration : avez-vous besoin d'une vitrine, d'un espace d'attente, d'une réserve pour stocker les marchandises, d'un atelier, d'un parking réservé à votre clientèle ou d'un bureau fermé ? Avez-vous des contraintes particulières concernant la hauteur sous-plafond ?
Le budget : avec la localisation et la superficie, la définition d'un budget d'acquisition reste probablement l'un des points-clés pour faire converger vos besoins avec la réalité du marché immobilier tertiaire. Pour vous aider, prenez conseil auprès d'un établissement bancaire afin de réaliser ensemble le montage financier le plus adapté et tenant compte du budget d'achat, des éventuels travaux, du montant de l'apport et du crédit bancaire.

Enfin, au moment de lancer vos recherches pour trouver un local d'activité à vendre, il peut être intéressant de faire appel à un expert de l'immobilier commercial ou professionnel pour vous accompagner dans ce projet d'acquisition.

Bien choisir son local commercial

Question 7

Pourquoi choisir le coworking ?

Accepted Answer

Gagner en flexibilité et en agilité, encourager l'innovation au sein de ses équipes, renforcer la marque employeur... les bonnes raisons de louer des bureaux partagés dans un espace de coworking sont multiples et répondent à différentes attentes selon la typologie de l'utilisateur.

Pour certaines entreprises, la location de bureaux dans des espaces collaboratifs s'inscrit dans une logique de réduction des coûts, d'optimisation des surfaces et de flexibilité renforcée. Une start-up ou une PME pourra ainsi louer des postes de travail à la semaine ou au mois afin de répondre par exemple à un pic d'activité ponctuel.

Le coworking offre également une alternative aux sociétés qui démarrent une activité et dont la capacité financière permet difficilement de s’engager sur un bail ferme. Louer des bureaux dans des lieux de coworking permet également de bénéficier, à moindre coût, de bureaux neufs, confortables, parfaitement équipés et d'un éventail de services plébiscités par les utilisateurs tels que la conciergerie d'entreprise, cafeteria, lieux de détente, salle de sport...

Par ailleurs, la location de poste de travail en coworking à Paris ou en régions représente pour les grands groupes un moyen de dépoussiérer leur organisation et de stimuler la créativité de leurs salariés sur des projets d’innovation. Déjà expérimenté par Microsoft, KPMG ou Carrefour, des équipes pourront être ainsi détachées du siège pour s'installer dans un espace de coworking, au sein d'un environnement stimulant et en contact direct avec des start-up et des partenaires potentiels.

Enfin, parmi les points forts des lieux de coworking, on retiendra également leur localisation généralement très centrale, sur des pôles tertiaires de premier ordre (coworking sur Paris QCA ou La Défense par exemple), à proximité de toutes les commodités et parfaitement desservis par les transports en commun. Or, puisque la centralité représente aujourd'hui un des critères clés pour les futurs collaborateurs, on comprend que la location de bureaux en coworking porte aussi des enjeux d'attraction et de rétention des talents.

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