Plus qu'une simple opération immobilière, emménager dans de nouveaux bureaux représente un formidable projet d'entreprise. Qu'il s'agisse de regrouper les collaborateurs sur un seul et même site, d'investir des locaux professionnels1 plus adaptés, de bénéficier d'une meilleure localisation ou de répondre à un nouveau dimensionnement des équipes, certaines étapes demeurent clés pour assurer la réussite de ce projet immobilier.
Rédiger un cahier des charges pour définir la recherche de bureaux
Pour assurer le succès de votre projet immobilier, il est nécessaire, dans un premier temps, de définir le plus précisément possible vos critères de recherche en matière de bureaux à vendre ou à louer. Le meilleur outil pour y parvenir reste la rédaction d'un cahier des charges qui documente l'ensemble de vos besoins, depuis le budget jusqu'aux besoins techniques en passant par la liste des éléments indispensables au bon fonctionnement de vos activités.
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La première étape consiste à définir les objectifs de ce projet immobilier d'entreprise. Quelles sont les raisons géographiques, financières et stratégiques qui motivent cette recherche de bureaux : s'agit-il du développement de vos activités sur une nouvelle zone de chalandise2, de la recherche d'une meilleure accessibilité pour les collaborateurs ou de devenir propriétaire de vos bureaux ?
Veillez également à préciser l'échéance à laquelle vous souhaitez emménager dans votre nouvel immeuble.
Ensuite, ciblez une zone d'implantation. Pour cela, n'hésitez pas à vous faire accompagner par un expert immobilier3. Sa connaissance du secteur, du marché et des éventuels projets de développement vous sera précieuse pour définir un périmètre de recherche pour vos futurs bureaux.
La troisième étape consiste à estimer la taille des locaux dont vous avez besoin. Selon le type de surface recherchée (bureaux fermés, salles de réunions, open-space), vous définirez une superficie totale à laquelle il faudra ajouter 20 a` 25% pour les espaces communs, les lieux de vie, les zones de circulation et les locaux techniques.
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Quatrième étape et non des moindres : la définition du budget. Il s'agit d'un facteur indispensable a` maîtriser pour avancer de manière pertinente dans la recherche de bureaux à vendre ou à louer.
Selon votre projet (achat, location4) vos attentes concernant le bâtiment (ERP5, neuf, avec ou sans travaux, certifié...) et le mode de financement, vous aurez une vision précise du budget à consacrer à votre projet immobilier.
Enfin, la dernière partie du cahier des charges concerne les aménagements de vos futurs bureaux. Combien de postes de travail ? Recherchez-vous des bureaux dotés d'espaces extérieurs (terrasse, jardin...) ? Avez-vous besoin d'une salle de conférence, d'un espace de stockage sécurisé, d'un auditorium ou d'un espace de vente ? Souhaitez-vous proposer des services à vos collaborateurs et si oui, lesquels : conciergerie d'entreprise, parking, salle de sport ?
Pensez également aux équipements liés à la connectivité de vos futurs locaux, aux critères de performances énergétiques de l'immeuble tertiaire, à la sécurité et à l'accessibilité des personnes à mobilité réduite.
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Fédérer les collaborateurs autour d'un projet collectif
Un déménagement d'entreprise constitue, pour votre organisation, une formidable opportunité de transformation. Conçu comme un projet collectif et fédérateur, il peut permettre de faire se rapprocher les équipes, de les rassembler autour d'un objectif commun, de réaffirmer la culture et les valeurs de l'entreprise ou même d'impulser de nouvelles méthodes de travail.
Pour cela, des réunions d'information seront être organisées régulièrement en collaboration avec les équipes RH pour présenter le projet, les bureaux, les plans d'aménagement, l'attribution des postes de travail ou pour communiquer sur les grandes échéances. On pourra aussi désigner un collaborateur comme relai d'informations notamment pour le rappel les dates-clés (tri, rangement, mise en carton...).
Quelles que soient les actions retenues pour impliquer l'interne et assurer la réussite de ce projet collectif, gardez en tête ces 3 axes stratégiques : rassurer, fédérer et donner du sens.
Préparer la logistique du déménagement
Les baux sont signés et les équipes planchent déjà sur un projet commun d'aménagement des futurs espaces de convivialité ? C'est le moment d'établir un rétro planning pour relever le challenge logistique6 de votre déménagement.
- Le choix du prestataire
3 mois avant le jour J, effectuez vos demandes de devis auprès de prestataires spécialisés dans le déménagement d'entreprise. Selon votre budget, vous choisirez le niveau de prestation attendu à savoir la prise en charge partielle ou totale comprenant le mobilier, les transferts informatiques etc...
- Les changements d'adresse
Communiquez vos nouvelles coordonnées à l'ensemble de vos contacts : clients, prestataires, fournisseurs sans oublier l'URSSAF, les caisses de retraite ou encore la préfecture (changement d'immatriculation de société et Kbis).
De même, pensez aux cartes grises des véhicules de la société qui doivent être actualisées dans un délai de 30 jours suivant votre emménagement.
- L'inventaire du matériel
L'inventaire du mobilier vous permettra d'identifier les équipements que vous souhaitez réutiliser dans vos nouveaux bureaux. Vétusté, adaptabilité à vos nouveaux espaces de travail, coût du déménagement, du stockage ou de destruction figurent parmi les critères d'arbitrage.
- Tri, archivage, mise en carton
Un mois environ avant la date du déménagement, les collaborateurs sont invités à commencer le tri et l'archivage de leurs documents. N'oubliez pas de prévoir un système d'identification avec un codage par service, par étage et / ou par nom. Cela facilitera le travail de l'entreprise de déménagement et assurera un traçage optimal des équipements et dossiers.
- Connexions informatiques et téléphoniques
Quelques jours avant l'arrivée des collaborateurs dans les nouveaux locaux, testez les serveurs et assurez-vous que les connexions informatiques et téléphoniques sont opérationnelles. A ce titre, la direction informatique sera fortement impliquée dès le démarrage du projet.
- Le livret d'accueil
Il peut être judicieux d'éditer un petit guide pratique destiné à l'ensemble des collaborateurs. Il présentera les locaux, les services (restauration, conciergerie, mode d'accès aux parkings...) et rappellera l'emplacement des différentes équipes. Ce livret d'accueil sera également l'occasion de lister conseils et bonnes pratiques pour améliorer l'impact écologique et le bien-être au travail.
Vous souhaitez être accompagné dans le cadre de votre recherche de bureau ? N'hésitez pas à contacter les équipes de BNP Paribas Real Estate Transaction7 :
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